Explicativo

Estos son los documentos de su extrabajador o exempleado que debe guardar por 20 años, según la Ley

● Esto se establece en el Artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015.

● Algunos de los documentos legales son los exámenes médicos ocupacionales y capacitaciones en SST, entre otros.

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Sofía Arias Martínez

07.05.2025 12:05 Actualizado: 07.05.2025 13:01

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De acuerdo con la Ley colombiana, existen ciertos documentos legales que los empleadores deben conservar por al menos 20 años después de la finalización de la relación laboral.

De acuerdo con el Decreto 1072 de 2015, se trata de los exámenes médicos ocupacionales, monitoreos del ambiente laboral, capacitaciones en Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), registro de entrega de Equipo de Protección Personal (EPP).

"Le establece al empleador el deber de conservar por un período mínimo de 20 años, entre otros documentos, los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores; contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa", explica el artículo 13 del Decreto 1143 de 2014.

Estos documentos se pueden conversar en su formato físico o digital, siempre y cuando se protege la información del extrabajador o exempleado.

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(De interés: Joven consiguió trabajo y cuatro horas después fue despedida: ‘Me llamaron para decirme que ya no me necesitaban’).

A continuación, el listado completo, establecido en el Artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015:

Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores.
Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo.
Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo.
Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

"Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir con un sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la normatividad vigente y las políticas de la empresa", establece el decreto.

El tipo de contrato influirá en el monto — El decreto establece que se deben conservar por al menos 20 años. Foto:iStock

(Lea aquí: Reducción en la jornada laboral: ¿cuándo será y cuánto valdrá la hora de trabajo? Así quedan los salarios).

¿Cuáles son los documentos relacionados a la información laboral de nómina que se deben conservar?

Según explicó 'Safetya', la información laboral relacionada con la nómica comprende todos los documentos generados durante la relación laboral que respaldan los pagos efectuados al trabajador o a las entidades a las que este se encuentra afiliado.

Se sugiere conservar esta documentación por un período de 80 años, los primeros 2 años en el archivo de gestión y los siguientes 78 años en el archivo central de la empresa.

Esta es alguna de la documentación que se debe guardar:

Comprobantes de nómina (mensuales o quincenales según se establezca el periodo de pago en el contrato).
Aportes a la a de cesantías
Aportes voluntarios a pensión
Pagos de seguridad social (salud, pensión, caja de compensación, arl, etc)
Pagos de cesantías realizados directos al trabajador
Copia de consignación o transferencias realizadas al trabajador
Certificados tributarios entregados al trabajador (declaración de ingresos y retenciones, etc)
Relación de descuentos
Horas extras.

(Siga leyendo: Las 8 preguntas más comunes en una entrevista de trabajo: esto debería responder).