Lo que deben hacer las empresas para evitar cierres por factura electrónica

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) inició el año ordenando cierres temporales en varios establecimientos comerciales por irregularidades y omisiones en el requisito de la factura electrónica, solo el año pasado fueron más de 350 comercios los sancionados y la implementación de este requisito se ha vuelto un dolor de cabeza para las empresas, pero ¿cuáles son las razones? y ¿qué pueden hacer para evitarlo?

La factura electrónica es un documento que se genera, válida, expide, recibe, y conserva digitalmente. Si bien cuenta con la misma validez legal que la que se le entrega en papel al al momento de hacer una compra, esta ofrece otras ventajas como el servir de soporte de las transacciones realizadas y los servicios prestados.

Funciona como un sistema de control por parte de la Dian para hacer el seguimiento de las facturas electrónicas que se expidan en el país.

Según explicó el director de la Dian, Luis Carlos Reyes, su expedición "es una obligación legal esencial para combatir la evasión de impuesto de renta (por subfacturación y deducción de costos y gastos falsos) y la evasión de IVA".

Los establecimientos afectados con los cierres temporales; como Olímpica y Éxito han dicho que cumplen este proceso.

“Esa es la garantía de que ese impuesto está yendo a donde deber ser, que es a la construcción de vías, provisión de justicia, educación y todos los bienes públicos que existen para los colombianos”, aseguró Reyes.

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Juan Pablo Díaz, asociado en Holland & Knight, dice que en la práctica se  han presentado diferentes inconvenientes o dificultades debido a que si bien se tiene previsto que fuera un proceso progresivo -como se ha venido dando-, no puede desconocerse que para las empresas y comercios su adopción implica inversiones y procesos importantes tanto para la implementación como para acatar las actualizaciones que ha tenido el Sistema de Facturación.

"Nuestro Sistema de Facturación en Colombia tal y como venía dándose, exigía la obligación de expedir facturas electrónicas por regla general, aunque contemplaba la posibilidad de que se emitieran documentos equivalentes a la Factura, por ejemplo, la expedición de los famosos “Tiquetes o Tirillas P.O.S.” y, solo en caso de que el consumidor lo solicitara, se entregarían las Facturas Electrónicas sustitutivas, eso generó una serie de inconvenientes que terminaron en auditorias y revisiones por parte de la Dian, en la medida que existieron denuncias de que se generaban trabas y solicitaban documentos adicionales", dijo.

Esto llevó a que la Dian optara por medio de una circular indicar expresamente que los "únicos requisitos que pueden solicitar  para la expedición de la factura electrónica de venta o documento equivalente, es la información correspondiente a los apellidos y nombres o razón social y NIT, sin que para ello se deba suministrar requerimiento alguno.” además del correo electrónico respectivo para el envío del documento.

Según Díaz, actualmente se vienen presentando nuevos inconvenientes y casos de cierre de establecimientos de comercio debido a la intensificación de los planes organizados de revisión de facturación electrónica para constatar que  los documentos equivalentes de venta  ya no se emiten en ventas superiores a cinco Unidades de Valor Tributario (212.060 pesos para 2023) y en en estos casos, se indicó que debe emitirse automáticamente las respectivas las Facturas Electrónicas.

Esto es justamente el caso que ha venido generando mayor impacto y originó que la Dian cerrara con sanciones establecimientos comerciales en todo el país (centros comerciales, sanandresitos, etc.), esas irregularidades o incumplimientos en el proceso de facturación”, señaló.

El motivo está en el cambio y que “algunos s se niegan a dar estos datos, pero en general el proceso de compra se vuelve más demorado porque hay que recopilar esa información. Operativamente es complejo cuando se trata de venta masiva”, explicó.

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Díaz señala que las empresas pueden evitarlo con varias opciones. “El establecimiento que está incumpliendo con los requisitos de facturación puede acogerse al pago de una multa a partir de sus ingresos brutos operacionales para evitar los tres días de cierre”, recordó.

Héctor José García, presidente de Camerfirma Colombia y director académico del Observatorio de Gobierno y TIC de la Universidad Javeriana, explicó que posiblemente sea el cambio normativo de la Resolución 1092 del año 2022 lo que ha motivado el cierre de establecimientos de comercio reconocidos, como el Éxito y Olímpica, dado que no estaban entregando la factura electrónica según lo explicado anteriormente, sino que seguían utilizando el sistema POS.

“Está omisión no significa necesariamente que se hayan evadido impuestos por parte de los establecimientos de comercio, dado que a través del sistema POS también se pueden calcular y generar las distintas declaraciones tributarias de forma correcta, sino que la sanción se debe a que se incumplieron los requisitos de la facturación electrónica y los plazos establecidos para su implementación”, apuntó.

Hacia el futuro, García señala que esa problemática con la regulación de la factura electrónica puede seguir afectando a los distintos comercios del país, “por lo que es necesario que las autoridades realicen una mayor publicidad de este tipo de obligaciones e informen adecuadamente a los comercios minoristas acerca de los procedimientos técnicos y contables por realizar para cumplir con estas nuevas disposiciones”

De acuerdo con Angélica Martínez, gerente de Unidad de Negocios de Novasoft, una buena estrategia para evitar sanciones futuras es contar con un buen software de facturación electrónica que esté actualizado con las últimas normativas y que facilite la generación de estas facturas.

Según Luis Miguel Zubieta, CEO de Computec en Colombia, estas normativas establecen que 'todos los documentos electrónicos que forman parte del sistema de facturación deben cumplir con las condiciones establecidas en el Estatuto Tributario o la ley que los regula'.

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"La Dian establece condiciones claras para los documentos electrónicos que

forman parte del sistema de facturación, destacando la necesidad de cumplir con los

requisitos establecidos en el Estatuto Tributario y las leyes pertinentes. La idea es que las empresas como nosotros ofrezcan asesoría tecnológica de forma gratuita para garantizar una transición ágil y oportuna a este nuevo proceso. El compromiso es asegurar que la adaptación al nuevo marco normativo se realice con la calidad y garantía", dijo.

De acuerdo con la Dian, los responsables de impuestos sobre las ventas IVA son los que deben expedir la factura, además son los responsables del impuesto nacional al consumo; esto incluye a todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes sean importadores o prestadores de servicios o ventas a consumidores finales, también las instituciones educativas.

De acuerdo con el Decreto 442 de 2023, no estarán obligados a expedir factura electrónica los bancos, Cooperativas de ahorro y crédito, empresas de transporte público, o los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia, por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.

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En el documento se debe incluir el nombre y número de identificación tributaria de la empresa, la identificación del cliente, el número correspondiente de un sistema de numeración consecutiva, también la fecha y hora de generación de la factura, los bienes o servicios vendidos o prestados, el valor de venta, la forma de pago (número de cuotas si es a crédito), discriminar el valor del impuesto IVA y firma digital del facturador electrónico, entre otros datos.

De acuerdo con el director de la Dian, el trámite no requiere que el cliente entregue muchos datos, pues solo debe dar: nombre o razón social, número de cédula o NIT y correo electrónico para la expedición. 

De acuerdo con Siigo, proveedor tecnológico autorizado por la Dian, existen tres opciones para expedir esa factura: desarrollar un software propio, utilizar el software gratuito de la Dian y usar los servicios de un proveedor tecnológico autorizado.

Cuando la empresa ha seleccionado la opción que más le convenga, debe habilitarse como facturador electrónico en la página web de la Dian y efectuar pruebas con el software. En dicha etapa debe crear mínimo una factura electrónica a través de esa plataforma, enviarla a la Dian y esperar que la entidad confirme la validez del procedimiento.

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Antes de iniciar con el proceso de facturar electrónicamente, es importante que las empresas tengan el RUT actualizado, tanto de la empresa como de los representantes legales.

Deben contar con al correo electrónico registrado en el RUT tanto del representante legal como de la empresa, tener el instrumento de firma electrónica.

Disponer de un certificado de firma digital, el cual podrá ser adquirido con las entidades autorizadas; y para los facturadores que hayan optado por el software gratuito de la Dian, tal certificado podrá ser solicitado sin costo.

De acuerdo con Jaime Alberto Cabal, presidente de Fenalco, hay que tener claro que los cierres de esos comercios se originaron como consecuencia de tecnicismos en la implementación de la factura electrónica, pues a criterio de funcionarios de la Dian no se cumplían con los requerimientos.

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"Ninguno de estos comercios ha sido cerrado por no pago de impuestos, como equivocadamente lo dice el presidente Gustavo Petro. Fenalco y sus agremiados, de la mano de la Dian lleva años trabajando en la implementación de este modelo de facturación y los comercios se han comprometido con el proceso, han enfrentado todos los retos operativos, tecnológicos y de servicio al cliente, aún cuando los

tiempos otorgados en la normativa han sido insuficientes. Los recursos

invertidos en tiempo, personal y dinero son muy significativos” dijo el líder gremial.

Según Cabal, el gremio, hace un respetuoso llamado al Presidente y a los

demás representantes del Gobierno, "a no confundir a la opinión pública generando un manto de duda sobre el comercio y empresas comprometidas con el crecimiento del país, ya que el sector genera el 12,9 por ciento del PIB y emplea al 32 por ciento de la fuerza laboral. Es, además, uno de los mayores aportantes al fisco. Aporta más de la tercera parte del recaudo de industria y comercio".