Colombia, referente en facturación electrónica en América Latina

Han pasado casi tres años desde que se emitió la primera factura electrónica en Colombia, reduciendo en más de un 80 por ciento los gastos en la manipulación de papel, mensajería, los inventarios, la gestión de la tesorería, el archivo de los documentos y todo el sinfín de procesos manuales que por décadas se hacía a puño y letra para que se incorporara toda la información fiscal en el sistema informático de una empresa.

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En una carrera por la digitalización fiscal y la lucha contra la evasión, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) viene trabajando desde el 2015 en lo que hoy es un referente en América Latina: un robusto sistema para hacer posible la facturación electrónica en el país, el cual ha logrado validar más de 2.804 millones de facturas, por un valor que supera los 4.058 billones de pesos, desde su implementación en julio de 2019 y lo corrido del 2022.

“El balance es absolutamente positivo. En 2015 era toda una incertidumbre, pero haber tomado las mejores prácticas nos ha puesto como referentes en la región. De hecho, nos llaman a preguntar cómo lo estamos haciendo”, indicó Luis Hernando Valero, subdirector de Factura de Electrónica en la DIAN.

Lograrlo no ha sido fácil. En el país se habla del concepto de facturación electrónica desde 1995, aunque Colombia fue de los últimos en América Latina en implementar un modelo maduro de este servicio. Para ello, desde la DIAN se hizo un trabajo de referenciaciones de las mejores prácticas de facturación electrónica en esta parte del hemisferio, donde más facturas electrónicas se generan. Basados en lo implementado en México, Chile y Brasil, lograron construir un modelo con tecnología de última generación que funciona en tiempo real.

“Nuestro sistema funciona con tecnología de nube, por ello, el primer reto tecnológico fue incursionar con un servicio de alta transaccionalidad en la nube. El sistema lo desarrollamos con la condición de que antes de entregar cada factura al comprador, esta siempre será enviada a la DIAN para hacer la validación y verificación de si dicha factura está conformada de una manera adecuada y si cumple con las más de 250 reglas requeridas. En pocas palabras, el comprador paga e inmediatamente la DIAN revisa y da respuesta para emitir la factura”, detalló Valero.

Precisamente, desde el 2019, gracias a esta tecnología de nube, la DIAN recibe alrededor de 5 millones de facturas diariamente y tienen unos tiempos de respuesta de menos de un segundo para cada una de esas validaciones. Sin dejar de lado que, en los Días sin IVA, incluso, han tenido casi 9 millones de facturas electrónicas y el sistema ha funcionado de manera satisfactoria.

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Ahora bien, aunque hoy ya son más de 779.296 facturadores electrónicos habilitados, lograr que los empresarios, pequeños, medianos y grandes se acojan a este servicio también hace parte de los grandes retos, a pesar de los beneficios que este servicio supone, como reducciones de costos y simplicidad en procesos empresariales al dejar de ser manuales.

Para la DIAN el pequeño empresario sigue siendo una prioridad, pues es consciente de que le puede costar más facturar electrónicamente que en papel. Por esta razón, ofrece un servicio gratuito de facturación en su página web.

“Se llama facturación gratuita DIAN, donde ellos facturan y no les cuesta un peso, lo único que deben tener es un dispositivo con internet y listo, de esa manera se elimina esa barrera. Los beneficios son para todos sin importar el tamaño de la empresa, lo que estamos haciendo es entregarles a los empresarios nuevas herramientas para su gestión empresarial”, explicó Valero.

Precisamente, cada vez son más los empresarios que han comenzado a abandonar otros documentos en papel que, aunque no son de interés tributario, para ellos, sí porque soportan sus transacciones económicas, entendiendo que ahora los negocios se pueden manejar desde el celular.

Como resultado, en el 2019, el primer año de implementación y funcionamiento del servicio, se logró 47.000 facturadores electrónicos; en 2020, 500.000; 2021, 721.000; y en lo que va corrido del 2022, 780.000 facturadores electrónicos. La meta para este año es llegar a los 800.000, cifra que alcanzarían en julio.

Además del servicio de facturación electrónica en el país, la DIAN también ofrece el servicio de registro de facturas electrónicas como título valor, con el que las personas, empresas e inversionistas pueden tener confianza sobre quién es el tenedor legítimo de la factura electrónica como título valor y su disponibilidad de ser negociada.

Radian es una plataforma que istra el registro, consulta y trazabilidad de las facturas electrónicas de venta como título valor que circulan en el territorio nacional, así como de los eventos que se asocian a las mismas. Es decir, registra la hoja de vida de las facturas electrónicas.

Cuando una Factura Electrónica de Venta cumple los requisitos para ser un título valor, la factura electrónica puede ser transferida a un tercero en operaciones de factoring electrónico.

“En el Radian no se hacen transacciones, sino que se indica quién es el nuevo tenedor legítimo de la factura. Entonces, si un empresario es facturador y le van a pagar esa factura que generó por la venta de un bien o la prestación de un servicio a un plazo de 60 o 90 días, esta empresa debe pagar nómina y los insumos para la producción, por lo cual no puede esperar todo ese tiempo con una factura; entonces puede buscar un inversionista que sí pueda esperar ese periodo a cambio de una tasa de descuento, de esa manera el empresario va a tener liquidez. Esto es lo que facilita el Radian”, detalló el subdirector de factura de electrónica de la DIAN.

A la fecha, más de 780.000 facturadores podrían realizar factoring electrónico. Entre los beneficios que esta operación genera está la trazabilidad y unicidad de las facturas, para futuras negociaciones y, sobre todo, la financiación de Pymes; permite visualizar y escoger la factura que desean negociar, de acuerdo con sus necesidades del negocio; da la posibilidad de manejar y negociar tasas adecuadas para que las compañías puedan adquirir recursos casi de manera inmediata; además de brindar la opción de que las compañías puedan negociar directamente, o a través de terceros como los sistemas de negociación que se encargan de gestionar la compra y venta entre los diferentes actores.

Facturar electrónicamente puede realizarse de tres maneras, la primera es la opción que ha dispuesto la Dian. Se trata de un sistema de punta completamente gratis que le permite a los responsables contar con un sistema con prestaciones de alto nivel y que incluye la firma digital completamente gratis.

Las otras opciones, con costo para el contribuyente, son construir su propio software de factura electrónica, siguiendo los lineamientos de la DIAN a través de la página web para que la entidad, posteriormente, y luego de un proceso relativamente sencillo, lo habilite; o contratar a un especialista o un proveedor tecnológico, el cual deberá ser habilitado por la DIAN.

Ahora bien, para comenzar a facturar electrónicamente, deberá solicitar el certificado digital de firma.

“Todas las facturas deben ser firmadas digitalmente, lo que permite llevar una trazabilidad de quién es el originador del mensaje. El certificado digital da tres atributos: autenticidad, conocer quién es el que origina el mensaje; integridad, que el mensaje no sea alterado; no repudio, que hace referencia a que quien originó el mensaje después no pueda negar que emitió esa factura, es decir, le da poder a la transacción”, puntualizó Hernando.